qpstudy#03にスタッフとして参加しました

qpstudy#03にスタッフとして参加しました。
イベント名 qpstudy#03
日時 2010-10-09
場所 ニフティセミナールーム
公式サイト http://sites.google.com/site/qpstudy/qpstudy03
ATND http://atnd.org/events/8174
Twitterタグ #qpstudy
UST http://www.ustream.tv/channel/qpstudy
資料アップ http://www.slideshare.net/group/qpstudy

スタッフしてましたので、会の内容はほとんど聞けませんでした。
代わりと言ってはアレですが、qpstudyのこれまでの3回をスタッフとして参加して、スタッフの立場から勉強会について考えてみました。


■会場重要
　　前2回は貸し会議室を利用、貸し会議室なのでLANもなく電源も不十分で準備も大変でした。
　　今回はニフティさんのご厚意と主宰の@iaraさんの交渉力をもってニフティさんのセミナールームを借りられました。
　　会場が良いとテンションが上がります。はっきりってモチベーションが違います。
　　床に電源と有線LANがあり、自由に使って良いとのことでした。
　　会場に入らさせていただいたときには、無線LANの準備までしていただいてました。
　　これで無料…いいの！？(*1)
　　勉強会は会場選びが大切です。
　　参加者も会場に入ってみて、良い会場とそうでない場合とではテンションが変わってくるんじゃないでしょうか。

　　会場によっては、机・テーブルがなくイスだけが置かれている場合もあります。
　　ノートPCや紙のノートでメモを録ったりするので、やはりテーブルは必要です。
　　イスだけのほうが会場のキャパに対して人を多く入れられるメリットがありますが、机がないとメモ録りは厳しいです。

　　　　*1 さすがに申し訳ないので、ニフティさんの宣伝タイムを設けました。ニフティクラウドについてオフレコ話が出るなど意外に(?)盛り上がりました


■段取り重要
　　ネタや登壇者が決まったらタイムテーブルを決めます。
　　当日当時は、準備が遅れたりトラブルが起きたり、セッションが延びたりと、まず何らかの原因で押すので、きっちり決めると時間が足りなくなります。
　　経験的におおよそ20分くらい余らせておくと、ちょうど終わる感じになります。
　　時間が余れば、質疑応答に時間を当てても良いし、休憩を増やしてもいいし、早めに終わらせて懇親会を始めてもいいわけです。
　　おおよそでも段取りを決めておくと、始まってしまえばあとはどうとでもなります。


■受付について
　　第1回と第3回は受付を担当しました。
　　会場費や懇親会費などで金銭の授受があります。
　　受付を複数人で行う場合がほとんどです。手分けして行うことになります。
　　あとで人数と集めた会費とが合わないとなるとマズイので受付中に何度もチェックすることが大切です。
　　「一人の金額が決まっててお金もらって、お釣りを出すだけだろ？」と思われるかもしれませんが、受付を捌いていくと、意外に合わなくなるのです。
　　特に複数人で受け付けして、受付が終わってからマージするときに「あれ？合わない」とか「この人はどっちが受け付けた？」など。
　　ヤバイと思ったら、受付を中断してでも確認する心構えが必要かなと。
　　受付用紙(チェックシート)には、多すぎるくらいのチェック欄を設けておいて困ることはありません。


■そのほか
　　細かいことですが、思ったことをあと少し。

　　勉強会はスライド(プロジェクタ)が命と言って良いかも。重要なインフラです。
　　故障などで使えなくなるとマズイので、最低２台はあると良いです。
　　メインが順調に稼働しててサブの出番がないときは、TwitterのTLでも流しておけば良いのです。1台もないのがマズイ事態になります。

　　質問者にもマイクを
　　会場で質問する人の発言は、よほど広い会場でなければ会場内には聞こえます。
　　ですが、USTを見ている人には聞こえません。
　　USTを視聴している人のためにも、質問者にマイクを使ってもらうか、質問された人(登壇者)が質問を繰り返してマイクに載せると良いです。

　　遅刻はなるべくしない
　　仕事の都合などでどうしても間に合わないことがあると思います。仕方ないことです。
　　セッションの途中での入場は、参加者や登壇者が気になるものです。
　　休憩時間に入るなど一考してみてください。
　　セキュリティで建物やフロアにカギがかかっていて、特定の人でないと解除できない場合もあります。
　　特定の人というのは、会場提供者だったり有志のスタッフだったりします。
　　その人たちは開場から終わりまでずっと出入口で貼り付いているわけです。
　　貼り付いて無くても連絡があったら開けに行ったりします。
　　勉強会は基本的に入退場は自由のゆるさですが、「人が動く」ということを考えてみてください。
　　また、早めに来て会場準備を手伝ったりするのも、たとえば主宰と仲良くなりたいなぁと考えているのであれば絶好のチャンスです。
　　いやらしい言い方かもしれませんが、顔を知って貰ったり人脈を広げるチャンスですｗ

　　参加したら感想を
　　Twitterでつぶやいてもいいし、ブログを書いてもいいし、参加したら感想を書いてみましょう。
　　「会場がせまい」など文句でも良いです。
　　勉強会は継続することを重要なので、感想はそのフィードバックになります。
　　フィードバックが集まると勉強会はよりよいものになります。


■最後に
　　などと偉そうに並べてみましたが、私が関わったのはほんの一部分です。
　　スタッフがすぐ集まって、誰が何をするかほぼ自然に決まって、当日は誰もが能動的に動く…みんなすげぇと。
　　遅ればせながら、主宰はじめスタッフの皆様に感謝しつつ、参加者の皆様にはまた次回も来ていただけるといいなと思いつつ。
　　「あいつうぜぇ」ってことでなければ、次回もスタッフやらせていただけると嬉しいです。
　　主宰やUStreamは経験がないので、誰かが書いてくれることを期待しつつ…
　　勉強会の運用って意外にネットにないので、シェアしてみました。
　　「そうじゃねーよ、こうだよ」とか「オレもスタッフやってみようかな」と少しでもムーブメントが起これば幸いです。